Ya es posible firmar digitalmente algunos documentos en las Notarías.

Mediante la Ley 11/2023, se incorporaron al Derecho Español seis Directivas de la UE, modificándose parcialmente distintas normas españolas. Resumimos estos cambios, que han ido entrando en vigor de forma sucesiva, culminando en mayo de 2024.

Ya no será siempre necesario acudir presencialmente a la notaría para firmar.

Algunos documentos notariales (no todos) se podrán firmar electrónicamente a través del Portal Notarial del Ciudadano (“el Portal”). El nuevo sistema aplica tanto a particulares como a empresas y permite que puedan realizarse diversos trámites con el Notario de su elección, de manera no presencial. La mayoría de las Notarías están todavía adaptándose a estas novedades, pero, en breve, serán una realidad. La seguridad del sistema queda garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada

Actos / documentos que será posible firmar digitalmente (Numerus Clausus)

• Cartas de pago y cancelaciones de garantías bancarias (por ejemplo, de hipoteca).
• Testimonios de legitimaciones notariales de firmas electrónicas.
• Actas de manifestaciones en general.
• Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad.
• División de propiedad horizontal.
• Conciliación notarial, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
• Otros actos y negocios jurídicos que se establezcan reglamentariamente.

Además, las Sociedades pueden firmar:

• Pólizas bancarias mercantiles.
• Constitución de sociedad de responsabilidad limitada (SL), con aportaciones dinerarias.
• Ceses y nombramientos de cargos.
• Otorgamiento y revocación de poderes mercantiles y de representación procesal.
• Otros actos societarios – traslados de domicilio, modificaciones de estatutos, ampliaciones (sólo con aportaciones dinerarias) y reducciones de capital, disoluciones y liquidaciones -. Actas de Juntas Generales.

Los Particulares también podrán firmar:

• Testamentos, pero únicamente en caso de epidemia y mientras dure ese confinamiento.
• Poderes, pero únicamente, de representación procesal.
• Revocación de poderes, excepto los generales preventivos.

 A través del Portal, también se podrá aportar la documentación previa necesaria para el posterior otorgamiento del documento notarial o solicitar la expedición de copias simples o autorizadas de documentos notariales en los que se ha intervenido, acreditando el interés legítimo.

Pasos a seguir

Paso 1. Registro previo (por una sola vez):

 a)     El particular: Tiene que registrarse en el Portal. Se puede hacer telemáticamente, y deberá disponer de ordenador con webcam y software de AutoFirma, teléfono móvil con conexión a internet, y correo electrónico.

b)     El representante societario: Necesita, como primer paso, acudir presencialmente a su notaría de confianza, y acreditar su representación societaria. El notario le facilitará una contraseña temporal para acceder al Portal y cumplimentar allí el resto de los datos requeridos.

Paso 2. Acceso al Portal: En ambos casos, hay tres modos:

 a)     Certificado electrónico cualificado: Es el más recomendable porque permite realizar todos los trámites y gestiones que se dirán seguidamente.

b)     Cl@ve PIN: Permite realizar algunos trámites y gestiones.

c)     Credenciales notariales facilitadas directamente por un notario: Permite realizar trámites limitados.

Paso 3. Subir el DNI/NIE al Portal: Imprescindible para realizar cualquier trámite.

Paso 4. Contacto con el Notario de preferencia:

 a)     Elección del Notario de preferencia.

1. Envío de solicitud al Notario elegido (cumplimentando formulario según el acto que se quiera firmar).

2. Contacto del Notario, para elaborar/redactar el documento/acto.

3. Concreción de día y hora para la firma.

Paso 5. Firma digital:

En la fecha y hora concertadas, tiene lugar la firma por videoconferencia. El Notario exhibirá el documento a través de la plataforma, de modo que el firmante pueda hacer uso de su derecho a leerlo.

De tener interés en poder acceder a este sistema, ADDVERA les ayudará con todos los trámites.

Esta comunicación tiene una finalidad exclusivamente informativa.

Estamos a su disposición para aclararle cualquier duda.

Cualquier actuación debe consultarse con nuestros especialistas.

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